Kebijakan Privasi

Ringkasnya

• Kami pengolah data atas nama bisnis penyewa. Nomor WhatsApp asisten chat dan data pelanggan adalah milik penyewa, bukan milik kami.
• Kami tidak menjual data, tidak memakai isi percakapan untuk iklan, dan tidak memakai data satu bisnis untuk bisnis lain.
• Bila Anda pelanggan sebuah bisnis: asisten chat hanya membalas pesan yang Anda kirim dan tidak mengirim pesan massal. Untuk berhenti menerima balasan, cukup berhenti mengirim pesan.
• Cara meminta penghapusan data dijelaskan di Cara Menghapus Data Anda.

1. Siapa kami

Otomatisin adalah layanan perangkat lunak yang dijalankan oleh PT. Mitra Keuangan Digital, berkedudukan di Spazio Tower Office, Jalan Mayjend Yono Soewoyo Kav. 3, Surabaya 60226, Indonesia.

Kontak untuk urusan privasi dan pelindungan data: admin@otomatisin.id

2. Peran kami: pengolah data, bukan pemilik data

Ini bagian terpenting untuk dipahami.

Otomatisin menyediakan asisten chat WhatsApp bagi bisnis penyewa untuk membalas chat pelanggan mereka sendiri. Asisten chat memakai nomor WhatsApp milik penyewa.

Artinya:

• Nomor WhatsApp asisten chat adalah milik penyewa, bukan milik kami.
• Data pelanggan adalah milik penyewa, bukan milik kami. Kami mengolahnya atas nama dan atas perintah penyewa. Terhadap pelanggannya, penyewa adalah pengendali data, yaitu pihak yang menentukan untuk apa dan bagaimana data itu dipakai.
• Penyewa memegang kendali. Penyewa dapat menjeda asisten chat, menghapus sambungannya dari menu Perangkat tertaut di WhatsApp nomor asisten chat, atau menghapus seluruh data bisnisnya kapan saja (lihat bagian 8).

Kalau Anda pernah chat dengan bisnis yang memakai Otomatisin dan ingin data Anda dihapus, kirim permintaan langsung kepada kami (lihat Cara Menghapus Data Anda). Anda juga boleh memintanya lewat bisnis itu, tetapi permintaan langsung kepada kami lebih cepat.

3. Data yang kami olah

a. Data penyewa (bisnis yang memakai Otomatisin)

• Nama bisnis, kota dan kecamatan, alamat, jam dan hari buka
• Nomor WhatsApp pemilik dan nomor tim (penerima pesanan, bagian pengiriman), serta nomor WhatsApp asisten chat
• Alamat email bisnis yang sudah diverifikasi, dipakai untuk kabar penting, tagihan langganan, dan tautan untuk menyambungkan ulang WhatsApp
• Katalog beserta foto barang, stok, harga, dan catatan bisnis
• Pengaturan bisnis dan data rekening untuk transfer manual
• Kode akses akun layanan cek ongkir atau layanan pembayaran, bila penyewa memakainya. Kode ini disimpan terenkripsi (lihat bagian 9).
• Catatan langganan: paket, tagihan, dan pembayaran penyewa kepada kami
• Catatan aktivitas: perintah yang dikirim dari nomor pemilik dan tim, perubahan harga, stok, dan pengaturan

b. Data pelanggan penyewa (orang yang chat dengan nomor bisnis)

• Nomor WhatsApp
• Isi chat: teks dan keterangan foto
• Pesanan: barang, jumlah, total, alamat kirim, ongkos kirim, status pembayaran
• Foto resi, disimpan bersama data bisnis itu. Foto bukti transfer hanya diteruskan, tidak disimpan. Asisten chat tidak membaca isi kedua foto: bukti transfer diteruskan kepada pemilik bisnis atau timnya, dan foto resi dari tim bisnis diteruskan kepada pelanggan.
• Pesan suara, diubah menjadi tulisan supaya bisa dijawab (hanya di paket tertentu). Salinannya hanya disimpan sementara.
• Data rekening yang dikirim pelanggan untuk pengembalian dana: diteruskan kepada penyewa, dan yang tersimpan hanya beberapa angka terakhir
• Jawaban survei kepuasan (baik, biasa, buruk). Alasannya diteruskan kepada bisnis itu dan tidak disimpan sebagai data survei.

Asisten chat tidak meminta nama pelanggan. Persetujuan untuk dihubungi juga tidak dicatat, karena asisten chat tidak pernah memulai percakapan baru.

c. Pengunjung situs ini

Untuk menghitung kunjungan ke situs ini, kami memakai Google Analytics. Yang tercatat: halaman yang dibuka, asal kunjungan (misalnya mesin pencari atau media sosial), jenis perangkat dan browser, perkiraan kota, serta tombol WhatsApp yang ditekan dan formulir Hubungi Kami yang terkirim. Google Analytics menyimpan cookie (berkas kecil penanda) di browser Anda untuk membedakan kunjungan pertama dari kunjungan ulang. Isi formulir, alamat email, dan isi pesan WhatsApp tidak ikut dikirim ke Google.

Anda dapat menolak pencatatan ini dengan memblokir cookie di pengaturan browser, atau memasang tambahan browser resmi dari Google, Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Situs tetap bisa dipakai seperti biasa.

4. Untuk apa data dipakai

Kami mengolah data hanya untuk:

1. Membalas pertanyaan pelanggan dengan jawaban yang disusun AI dari katalog dan catatan bisnis penyewa
2. Mencatat pesanan, menghitung ongkos kirim, dan mengabari pelanggan tentang status pesanannya
3. Meneruskan pesanan, pertanyaan, dan bukti bayar ke WhatsApp pemilik dan tim penyewa, serta menjalankan perintah mereka
4. Menyusun laporan, Rekap Pagi, dan survei kepuasan bagi penyewa yang bersangkutan
5. Memperbaiki layanan kami dari ringkasan jumlah jawaban survei (tanpa nomor HP dan isi chat), bila penyewa mengizinkannya di dashboard
6. Mengirim pengingat yang berkaitan dengan urusan yang sudah berjalan: pertanyaan yang belum dijawab, ongkir, data rekening pengembalian dana, dan jadwal penghapusan data
7. Mengirim tagihan langganan dan kabar akun kepada penyewa
8. Pada paket Coba Gratis: menyampaikan satu kalimat ajakan mencoba Otomatisin kepada pelanggan yang menilai layanan penyewa baik (yang disebut "berisi iklan" di bagian Harga)
9. Menjaga keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan
10. Menghitung kunjungan situs ini, supaya kami tahu bagian mana yang berguna bagi calon penyewa (lihat bagian 3c)

Kami tidak menjual data kepada pihak mana pun. Kami tidak memakai data satu penyewa untuk kepentingan penyewa lain. Kami tidak memakai isi percakapan untuk iklan.

5. Pemisahan data antarpenyewa

Data tiap bisnis disimpan terpisah dan tidak bisa dibuka dari akun bisnis lain. Yang kami pantau sehari-hari hanya angka pemakaian dan data akun penyewa, bukan nomor pelanggan atau isi chat. Tim kami yang merawat sistem dapat membuka data bisnis, tetapi hanya untuk perawatan, perbaikan, dan menjalankan permintaan penyewa atau permintaan hapus data.

6. Berapa lama data disimpan

Jenis data	Lama penyimpanan
Riwayat chat dengan pelanggan	sampai data bisnis dihapus
Pesanan, riwayat statusnya, dan catatan pembayaran	sampai data bisnis dihapus
Foto resi	paling lama 30 hari, lebih pendek pada paket tertentu
Foto bukti transfer	tidak disimpan, hanya diteruskan
Salinan sementara pesan suara	paling lama 1 hari
Jawaban survei kepuasan	paling lama 400 hari
Catatan kerja sistem (untuk memeriksa gangguan)	paling lama 400 hari
Statistik kunjungan situs	paling lama 14 bulan
Seluruh data bisnis sesudah penyewa memilih Berhenti & hapus data	dihapus pada hari ke-30 sesudah penyewa membalas YA HAPUS DATA; cadangan terakhirnya dihapus 30 hari kemudian
Seluruh data bisnis bila Coba Gratis tidak dilanjutkan	dihapus 7 hari sesudah asisten chat berhenti
Seluruh data bisnis bila tagihan langganan tidak dibayar	dihapus 30 hari sesudah asisten chat berhenti
Salinan cadangan bulanan	tersimpan terkunci, lalu terhapus sendiri sekitar 12 bulan sesudah dibuat

Angka di atas adalah batas paling lama.

7. Kepada siapa data dibagikan

• Layanan AI — untuk menyusun jawaban. Nomor WhatsApp pelanggan tidak ikut dikirim.
• Layanan pengubah pesan suara menjadi tulisan — hanya di paket yang melayani pesan suara pelanggan.
• Layanan cek ongkir — alamat tujuan dan berat pesanan, hanya bila penyewa memakai ongkir otomatis.
• Layanan pembayaran — untuk tagihan langganan penyewa kepada kami, dan untuk nomor pesanan serta jumlah tagihan bila penyewa memakai pembayaran otomatis.
• Meta Platforms, Inc. — sebagai penyelenggara WhatsApp yang menyalurkan pesan.
• Google — statistik kunjungan situs ini lewat Google Analytics (lihat bagian 3c). Google dapat mengolah data tersebut di luar Indonesia.
• Penyedia server — tempat sistem berjalan dan cadangan disimpan. Server dan cadangan dapat berada di luar Indonesia.
• Aparat penegak hukum — hanya bila diwajibkan peraturan yang berlaku.

Kami tidak membagikan data kepada pihak lain di luar daftar ini.

8. Hak Anda

Anda berhak meminta akses, perbaikan, atau penghapusan data Anda. Untuk akses dan perbaikan, kirim email ke admin@otomatisin.id.

Bila Anda pelanggan sebuah bisnis: asisten chat hanya membalas pesan yang Anda kirim ke nomor bisnis itu dan tidak pernah memulai percakapan baru. Untuk berhenti menerima balasan, cukup berhenti mengirim pesan. Pesan yang masih bisa datang hanya menyangkut urusan yang sudah ada: kabar pesanan, pengingat pengembalian dana, atau satu pertanyaan survei kepuasan (paling banyak sekali dalam 30 hari).

Bila Anda penyewa: Anda dapat mengunduh katalog dan daftar nomor HP pelanggan (Excel), serta laporan (PDF, di paket Growth dan Pro), dari dashboard kapan saja. Anda juga dapat menghapus seluruh data bisnis lewat tombol Berhenti & hapus data di halaman Layanan bot.

Cara meminta penghapusan data: lihat Cara Menghapus Data Anda.

9. Keamanan

• Kode akses akun layanan cek ongkir dan layanan pembayaran Anda disimpan dalam bentuk teracak (terenkripsi), sehingga tidak bisa dibaca begitu saja.
• Dashboard dibuka tanpa kata sandi, lewat tautan sekali pakai yang dikirim asisten chat ke WhatsApp pemilik. Tautan masuk di email bisnis hanya membuka halaman untuk menyambungkan ulang WhatsApp, bukan seluruh dashboard.
• Perubahan penting, seperti ganti nomor pemilik, ganti rekening, atau hapus data, baru berlaku sesudah Anda memastikannya lewat WhatsApp pemilik.
• Data tiap bisnis disimpan terpisah. Data yang dikirim lewat internet memakai sambungan terenkripsi.

10. Anak-anak

Layanan ini ditujukan untuk kegiatan bisnis. Kami tidak mengumpulkan data dari anak di bawah 18 tahun secara sengaja.

11. Dasar hukum

Pengolahan data dilakukan berdasarkan pelaksanaan perjanjian dengan penyewa dan kepentingan sah penyewa untuk melayani pelanggannya, sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Statistik kunjungan situs diolah berdasarkan kepentingan sah kami untuk memahami dan memperbaiki situs ini.

12. Perubahan kebijakan

Perubahan akan diumumkan di halaman ini beserta tanggal berlakunya. Perubahan yang berdampak besar akan diberitahukan kepada penyewa melalui email.

13. Hubungi kami

PT. Mitra Keuangan Digital Spazio Tower Office, Jalan Mayjend Yono Soewoyo Kav. 3, Surabaya 60226 Email: admin@otomatisin.id

Pertanyaan lain dapat disampaikan melalui halaman Hubungi Kami.